LYS-hankkeen henkilöstön henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste
Julkaistu 12.10.2023
1. Yleistä
Tämä tietosuojaseloste on Tietosuojakäytäntöjä koskeva yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen asiakirja.
Tämä on Laakson yhteissairaala -hankkeen sisäinen tietosuojaseloste, jossa on kuvattu hankkeella työskentelevän henkilöstön henkilötietojen käyttöä. Hankkeen julkisilta verkkosivuilta löytyvät myös julkinen yleinen tietosuojaseloste sekä työmaakameraa koskeva tietosuojaseloste. Työmaakameran tallentamasta datasta on kerrottu myös tässä sisäisessä tietosuojaselosteessa.
2. Rekisterinpitäjä
Kiinteistöosakeyhtiö Laakson yhteissairaala
Y-tunnus: 3202258-9
c/o HUS Tilakeskus
PL 303
00029 HUS.
Rekisterin vastuuhenkilö:
talouspäällikkö Tuomas Häivä, Kiinteistöosakeyhtiö Laakson yhteissairaala
[email protected]
p. 050 428 4002
Tässä tietosuojaselosteessa puhutaan LYS-allianssista (Laakson yhteissairaala -allianssi), kun tarkoitetaan Kiinteistöosakeyhtiö Laakson yhteissairaalan tilaaman Laakson yhteissairaala -hankkeen tekemää työtä.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään kahteen tarkoitukseen:
- Rekisterinpitäjän eli kiinteistöosakeyhtiön tehtävien hoitamiseen. Käsittelyn oikeusperuste on joko henkilön suostumus tai sopimussuhde, jossa rekisteröity henkilö on osapuolena tai tämän edustajana tai yhteyshenkilönä.
- Viestinnällisiin tarkoituksiin. LYS-allianssi käsittelee toiminnassaan etäseurantapalvelun digitaalisen kameran tuottamaa kuvadataa Laakson sairaala-alueen työmaalta. Kuvissa esiintyy mahdollisesti tunnistettavia henkilöitä, joista muodostuu henkilörekisteri.
4. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely
LYS-allianssi kerää ja käsittelee hankkeella työskentelevien henkilöiden tietoja vain hankkeen sisäisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei luovuteta hankkeen ulkopuolelle ilman henkilöiden suostumusta. Henkilötietoja käsittelevät vain valikoidut henkilöt.
Poikkeuksena edellä mainittuun Laakson sairaala-aluetta kuvaava työmaakamera, jonka tallennetuista kuvasta ja videosta voi mahdollisesti tunnistaa työmaalla liikkuvia henkilöitä ja jonka kuvaa näytetään julkisella laaksonyhteissairaala.fi-sivustolla. Työmaakamera kuvaa Laakson sairaala-aluetta ja tallentaa kuvat ja videon pilvipalveluun. Tietoja käytetään seurattavan kohteen projektinhallintaan, työn johtamiseen, työturvallisuuden varmistamiseksi, laadunhallintaan ja markkinointiin.
Alla olevassa taulukossa on listattu kerätyt henkilöihin liittyvät tiedot ja kerrottu, mihin tarkoitukseen liittyen tietoja käsitellään. Henkilö syöttää itse henkilökohtaiset tiedot osana perehtymisprosessia.
| Henkilöhaku (yhteystiedot) | Käyttöoikeudet, kulkuluvat | Hankkeen sisäiset kyselyt | Julkinen verkkosivusto | |
|---|---|---|---|---|
| Etu- ja sukunimi | x | x | ||
| Sähköposti ja puhelinnumero | x | x | x | |
| Titteli | x | |||
| Tila (perehtymisen seuranta) | x | |||
| Organisaatio / kotiorganisaatio | x | x | x | |
| Tehtävänkuvaus | x | |||
| Rooli projektilla | x | x | ||
| Osaprojekti | x | x | ||
| Kulkuluvan tunniste | x | |||
| Puhelin | x | x | ||
| Valokuva | x | x* |
*raksakamerakuva Laakson sairaala-alueen työmaalta
Työmaakameran tallentama kuvadata on julkaistaan laaksonyhteissairaala.fi-verkkosivustolla. Muutoin emme luovuta henkilötietoja LYS-allianssin ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:
- Oikeudellisista syistä. Voimme luovuttaa henkilötietoja LYS-allianssin ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (i) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (iii) LYS-allianssin tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti.
- Valtuutetuille palveluntarjoajille. Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietoturvaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.
- Nimenomaisella suostumuksellasi. Voimme luovuttaa henkilötietoja LYS-allianssin ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä, jos meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.
Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.
Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
5. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja käsitellään siihen asti, kunnes henkilö ilmoitetaan poistuneeksi projektilta. Poistumisen jälkeen tai projektin päätyttyä henkilötietoja säilytetään, muttei käsitellä. Käytännössä tämä tarkoittaa, ettei poistunut henkilö näy enää henkilöhaussa.
Poikkeuksena työmaakamerakuvat ja -videot (ks. edellä), jotka säilyvät pilvipalvelussa ja hankkeen julkisilla verkkosivuilla hankkeen loppuun saakka, jonka jälkeen ne poistetaan. Säilytämme siis näitä henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kuin ne ovat on tarpeellisia kohdassa 4 yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.
6. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Emme käsittele henkilötietoja järjestelmissä, jotka siirtävät tietoja Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Henkilön oikeus omien tietojen tarkasteluun ja muuttamiseen
Henkilöillä on mahdollisuus tarkastella sekä osin muokata omia tietojaan projektin itsenäisesti ”Omat tiedot”-toiminnon kautta. Henkilö voi tarvittaessa olla yhteydessä Kia Rajalaan ([email protected]) tarkastamiseen ja ylläpitoon liittyen.
Työmaakameran kuvien ja videoiden tallenteen osalta henkilöllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa sekä kuulla, miten tietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin niitä käytetään sekä kieltää julkaisu siltä osin, kun kuvadatassa esiintyy tunnistettavia henkilöitä. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Jos haluat käyttää jotakin tässä kappaleessa mainituista oikeuksista, pyydämme lähettämään LYS-allianssille postitse tai sähköpostitse ([email protected]) seuraavat tiedot:
- Nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista.
- Jotta käsittely olisi mahdollista, pyydämme toimittamaan tarkat ajankohdat, jolloin olet ollut kuvattavalla kohteella.
- Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.
8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
tietosuoja.fi/etusivu
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768